Flöden uppdaterade

Flöden med ändrat arbetssätt har blivit uppdaterade.

Till flöden med ändrat arbetssätt

Uncategorized 0

Flöden uppdaterade

Flödena med ändrat arbetessätt har blivit uppdaterade.

Till flöden med ändrat arbetssätt

 

Uncategorized 0

Förberedelser inför nedstängning av Lunds universitets Primula och anslutning till Statens servicecenters, SSC, Primula

Till dig som chef och dig som arbetar med personal och eller ekonomifrågor

I samband med anslutningen till SSC Primula i oktober, som det tidigare har informerats om, kommer universitetets nuvarande lönesystem att stängas. Under fyra veckor, mellan den 6 september till 7 oktober, kommer Primula att vara helt stängt, och då finns det ingen möjlighet att registrera ärenden.

Den 8 oktober öppnar SSC Primula och ärenden kan då registreras. Under nedstängningen kommer informationen som finns i universitetets Primula att överföras till SSC Primula. De användare på universitetet som idag har behörighet till Primula-klienten kommer att kunna titta i universitetets Primula under perioden systemet är stängt. Det går också att ta ut rapporter, men de uppdateras inte under september månad.

Här finner du information om hur du som chef, och du som arbetar med personal- och/eller ekonomifrågor kan börja förbereda organisationen för nedstängning, följt av anslutning till SSC Primula. Det är viktigt att ärenden hanteras i god tid, eftersom tidsperioden för er att registrera och hantera ärenden efter det att SSC Primula öppnar i oktober blir väldigt snäv, från 8 oktober till 15 oktober kl. 12.00.

Manuella underlag ska istället skannas och skickas in via SSC Portalen (motsvarande kundwebb) mellan 8-10 oktober.

Till lista på manuella underlag som ska skickas till SSC Primula.

OBS – Bara de ärenden som hunnit bli attesterade i universitetets Primula före stängningen, den 6 september, kommer med i överföringen till det nya systemet. Har ärenden inte hunnit bli attesterade, måste de läggas in på nytt i SSC Primula, när det öppnas 8 oktober.

Lägg fokus på att bli klara med de ärenden som ska betalas ut i september och oktober, för att minska arbetsbelastningen.

Chefer på alla nivåer

  • Skriv under beslut om nyanställningar och förlängningar i god tid innan universitetets Primula stänger. Underlagen måste vara lönekontoret (SSC lönetjänster vid Lunds universitet) tillhanda senast 31 augusti för att hinna registreras för löneutbetalning innan systemet stänger.  För OB, Timersättning, Mertid och Övertid är sista datum 3 september kl. 12.00.
  • Informera medarbetare om vikten av att lägga in ledigheter/semester och ersättningar i god tid för garanterad utbetalning i september. Sätt gärna en deadline några dagar innan du som chef måste attestera, så att du hinner med.
  • Planera in tid i kalendern efter det att SSC Primula öppnar i oktober för att attestera ärenden som läggs in för utbetalning i oktober månads lön (tidsperioden är snäv: 8 oktober – 15 oktober kl. 12.00).

Personalfunktion, personaladministration

  • Hantera beslut om nyanställningar och förlängningar i god tid innan universitetets lönesystem stänger 6 september. T.ex. ta ut rapporter innan sommaren på de anställningar som upphör till hösten 2018 och informera chef om deadline för förnyelse av anställningar för utbetalning av lön i september och oktober.
  • Underlagen måste vara lönekontoret (SSC lönetjänster vid Lunds universitet) tillhanda senast 31 augusti för att hinna registreras för löneutbetalning innan systemet stänger.  För OB, Timersättning, Mertid och Övertid är sista datum 3 september kl. 12.00.
  • Informera medarbetare om vikten av att lägga in ledigheter/semester och ersättningar i god tid för garanterad utbetalning i september.

Sektionen Ekonomi, fakultetsekonomer, institutionsekonomer/administratörer

  • Stäm av så att lönekonteringarna ligger rätt. Var ute i god tid. Redigera lönekonteringar direkt efter beslutad budget och gör en extra översyn igen strax före stängningen, 6 september, särskilt för eventuella forskningsprojekt som närmar sig redovisningsdatum.

I juni kommer information om anslutningen till SSC Primula att skickas ut till alla medarbetare vid Lunds universitet.

Informationen på engelska

Preparations before the transition from LU Primula to SSC Primula in October

 

Uncategorized 0

Lista på manuella underlag som ska skickas via SSC Portalen efter anslutning till SSC Primula

Denna information gäller efter anslutningen till SSC Primula 8 oktober.

För att manuella underlag garanterat ska komma med i innevarande månads löneutbetalning, ska underlagen vara SSC tillhanda senast 7 i månaden.
Underlagen skannas och bifogas i ett ärende i SSC Portalen (motsvarande kundwebb).

Här nedan följer exempel på vilka typer av manuella underlag som ska inkomma via SSC Portalen på SSC:s hemsida (länken öppnas efter anslutning).

1.   Underlag som skickas in av arbetstagare

• Beslut från Skatteverket gällande tabellskatt, jämkning, SINK-skatt etc
(kan även skickas in av arbetsgivare)

• Beslut från Försäkringskassan om Särskilt högriskskydd
(kan även skickas in av arbetsgivare)

• Beslut från Forskarskattenämnden
(kan även skickas in av arbetsgivare)

2.   Underlag som skickas in av arbetsgivare

• Förändrad omfattning av pågående sjukskrivning (läkarintyg ska ej bifogas, utan endast ny omfattning och fr.o.m. vilket datum förändring gäller ska meddelas SSC)

• URA-avtal (SSC registrerar URA-kontraktets anställningsuppgifter, tillägg, samt registrerar tjänstledighet på pågående anställning), Kvitton avseende URA-kontraktet, ex. kvitto för hyra m.m. SSC säkerställer att maxbelopp inte överskrids.

• Korrigeringar av ledigheter där medarbetare eller källrapportör inte kan korrigera. Korrigeringar ska vara godkända av chef, antingen via bifogat beslut, alternativt att ärendet skapas av chef.

• Förändringar av kontering på framåtrapporterade lönetillägg. Beslut om ändrad kontering ska bifogas i ärendet, undertecknad av chef eller annan behörig person

• Blanketter för Bil-, och bostadsförmån

• Beslut om förebyggande sjukskrivningar

• Beslut om utmätning från Kronofogden

• Beslut från Arbetsförmedlingen om rekvirering av arbetsgivarstöd

• Inkomstförfrågan från Försäkringskassan

• A1-intyg

• Beslut från Forskarskattenämnden
(kan även skickas in av arbetstagare)

• Beslut från Försäkringskassan om Särskilt högriskskydd
(kan även skickas in av arbetstagare)

• Uppsägning av löneväxling

Uncategorized 0

Nu kan du söka systemutbildning i SSC Primula

Det kommer att finnas två systemutbildningar i Statens servicecenters (SSC) Primula i Kompetensportalen, en utbildning på tre timmar riktad mot dig som innehar behörighetsrollen granskare/källrapportör i SSC Primula, och en utbildning på en timme för dig som innehar behörighetsrollen attestant.

Utbildning för granskare/källrapportörer i Kompetensportalen

Utbildning för attestanter i Kompetensportalen

Utbildningarna kommer att genomföras varje vardag under hela september månad.

 

Uncategorized 0

Information kring behörigheter med arvsfunktionalitet samt ny förlängd deadline: 14 maj

Via länken nedan finns information kring behörigheter med arvsfunktionalitet. Vi har även förlängt deadline för att ha ansökt om behörighetsrollerna till 14 maj.

Information kring behörigheter med arvsfunktionalitet samt ny förlängd deadline: 14 maj

Uncategorized 0

Uppdaterade processkartor

Fyra olika processkartor som gäller nyanställning/förändra anställning och avsluta anställning har blivit uppdaterade.

Nyanställa personal

Förändra anställning

Avsluta anställning – egen uppsägning

Avsluta anställning – arbetsgivarens uppsägning

 

Till alla processkartor

 

Uncategorized 0

Tidplan för Lunds universitets Primula mars 2018-augusti 2018

Tidplan för Lunds universitets Primula mars 2018-augusti 2018 – länk till HR-webben på lu.se

Uncategorized 0

Kommunikationsplan för systembytet till Statens servicecenters Primula

Här kan ni som vill ta del av de planerade kommunikationsinsatserna för systembytet till SSC Primula.

Kommunikationsplan för systembytet till Statens servicecenters Primula, version 1, 2018-04-13

Uncategorized 0

Behörighetsroller uppdaterade med behörighetsrollen Ändra grundkontering

Behörighetsrollerna som måste sökas i samband med att Lunds universitet börjar använda Statens servicecenters, SSC, Primula har nu blivit uppdaterade med behörighetsrollen ändra grundkontering.

Behörighetsrollerna söks i LUCAT i samråd med chef och respektive fakultets kontaktperson för SSC-projektet. Ansökningar attesteras enligt LUCATs atteststruktur.

Deadline för att ha sökt behörighetsrollerna är 29 april.

Beskrivning av behörighetsroller i SSC Primula, 2018-04-09

Uncategorized 0