Rapportering i Primula för timanställda

Hantering av överenskommelser för intermittenta anställningar
Intermittenta anställningar som ska läggas in i Primula
Hanteringen av timavlönade fr om den 8/10
Information om timavstämmare

Hantering av överenskommelser för intermittenta anställningar som inkom till sektionen Personal i juli månad:

  • Alla inkomna överenskommelser kommer att registreras i Primula av sektionen Personal under perioden 8-10 oktober. Ansvarig för detta arbete är Birgitta Carlsson.
  • När registreringen av överenskommelser är klar i Primula kommer uppdraget/överenskommelsen synas i Lucat.
  • Katalogadministratör för respektive organisation genererar engångskod i Passport för varje timavlönad.
  • Timavlönad informeras om hur man sätter eget lösenord som kan användas för inloggning i Primula samt om en timavstämmare ska läggas till i personlig lista, se separat information om timavstämmare nedan.
  • Från och med den 11 oktober kan alla timavlönade logga in i Primula och rapportera arbetade timmar. OBS! Med tanke på den snäva tidsramen (sista datum för attest 15 oktober kl. 12) rekommenderas att källrapportör rapporterar timmar för utbetalning i oktober månad. Om det är få timmar är ett alternativ att vänta tills nästa månad.


Intermittenta anställningar som ska läggas in i Primula

När Primula öppnar den 8 oktober är det, som tidigare kommunicerats, endast möjligt att rapportera timlön för intermittent överenskommelser som skickades in till sektionen personal i juli månad. Överenskommelser som upprättats efter juli månad, måste handläggas i enlighet med SSC:s hantering, vilket innebär att den blankett som LU använt hittills inte kan användas längre.



Hanteringen av timavlönade fr.o.m. den 8/10

När Primula öppnar den 8 oktober är det, som tidigare kommunicerats, endast möjligt att rapportera timlön för intermittent överenskommelser som skickades in till sektionen personal i juli månad.

Överenskommelser som upprättats efter juli månad, måste handläggas i enlighet med SSC:s hantering, vilket innebär att den blankett som LU använt hittills inte kan användas längre, följande gäller:

  • En överenskommelse om anställningsvillkor och tidsperiod då en person kan erbjudas arbete vid LU ska upprättas. Uppgifterna läggs in i Primula av respektive verksamhet och överenskommelsen skrivs därefter ut via Primula. Överenskommelsen har ingen attest i Primula, men skrivs under av chef och originalet skickas till timavlönad.
  • När registreringen av överenskommelser är klar i Primula kommer uppdraget/överenskommelsen synas i Lucat.
  • Katalogadministratör för respektive organisation genererar engångskod i Passport för varje timavlönad.
  • Timavlönad informeras om hur man sätter eget lösenord som kan användas för inloggning i Primula samt om en timavstämmare ska läggas till i personlig lista, se separat information om timavstämmare nedan.
  • Anställningsbeslut ska skrivas utanför Primulan för de dagar man sedan kommer överens om att en person ska arbeta. Arbetsgivarverket kommer att ta fram en mall för anställningsbeslut. Beslutet fattas av den som har delegation att fatta beslut om anställning.
  • Timrapportering görs av den timavlönade i Primula och attesteras av attestant för organisationen i Primula. En timavstämmare kan läggas till i flödet om behov finns, för att kontrollera inrapporterade timmar mot arbetade timmar innan ärendet går vidare till granskaren.
  • Avdelningen för arkiv- och dokumenthantering arbetar på att ha en uppdaterad version av dokumenthanteringsplanen klar när Primula öppnar.

Information om timavstämmare

  • Timavstämmare är en behörighet som ansöks i LUCAT av berörd person.
  • Timavstämmare kontrollerar att inrapporterade timmar stämmer mot arbetade timmar, därefter går ärendet vidare till granskare.
  • Rollen timavstämmare är inte obligatorisk i Primulaflödet. Om ingen timavstämmare är inlagd och valbar i timavlönads lista, går ärendet vidare till granskaren i flödet.
  • Anställningsbeslut för timavlönade genereras inte i Primula. Det är en process som inte rör övergången till SSC Primula. Information om processen för beslut gällande timanställda håller på att tas fram av sektionen Personal.

Uncategorized 0

Support Primula från den 8 oktober

Support och kundservice

From den 8 oktober tar SSC över support och kundservice. Har du frågor om hur man går tillväga för att t.ex. registrera, handlägga eller attestera ärenden ska du vända dig direkt till SSC:s kundsupport.

En förfrågan hanteras så fort som möjligt, beroende på ärendets karaktär:

  • Enklare ärenden besvaras vanligtvis inom 8 arbetstimmar. Det kan gälla support i Primula och SSC Portalen samt frågor om exempelvis semester och lönespecifikationer.
  • Mer utredande ärenden bevaras vanligtvis inom 16 arbetstimmar. Det kan gälla underlag som ska hanteras, utfärdande av arbetsgivarintyg eller andra intyg samt beräkningar och korrigeringar.

Kontakta Statens Servicecenter

Ringa
Ring universitetets Servicedesk, 29000, så kopplas du vidare till Statens servicecenter.
Öppettider för supporttelefonen på SSC:
Kl. 09.00–16.00 helgfria vardagar
Frågor kan ställas på engelska.

Skriva
Skicka ärenden via Portalen, Statens servicecenters webbplats för service- och supportärenden. Portalen är öppen dygnet runt. Frågor besvaras kl. 08.00-16.30, helgfria vardagar. Portalen finns just nu bara på svenska men frågor kan ställas på engelska.

Uncategorized 0

Tidplan för SSC Primula: datum när underlag ska vara tillhanda SSC 2018

Notera att vid Lunds universitet är 10 oktober sista dag för manuella underlag och 15 oktober kl. 12.00 sista dag för attest.

Tidplan Primula 2018

Uncategorized 0

Användarguider från Statens servicecenter (SSC)

Följande användarguider från Statens servicecenter (SSC) är nu tillgängliga:

Användarhandledning Primula webb – Medarbetare
Användarhandledning Primula webb – Källrapportör/Granskare/Attestansvariga

Uncategorized 0

Flöden uppdaterade

Flöden med ändrat arbetssätt har blivit uppdaterade.

Till flöden med ändrat arbetssätt

Uncategorized 0

Flöden uppdaterade

Flödena med ändrat arbetessätt har blivit uppdaterade.

Till flöden med ändrat arbetssätt

 

Uncategorized 0

Förberedelser inför nedstängning av Lunds universitets Primula och anslutning till Statens servicecenters, SSC, Primula

Till dig som chef och dig som arbetar med personal och eller ekonomifrågor

I samband med anslutningen till SSC Primula i oktober, som det tidigare har informerats om, kommer universitetets nuvarande lönesystem att stängas. Under fyra veckor, mellan den 6 september till 7 oktober, kommer Primula att vara helt stängt, och då finns det ingen möjlighet att registrera ärenden.

Den 8 oktober öppnar SSC Primula och ärenden kan då registreras. Under nedstängningen kommer informationen som finns i universitetets Primula att överföras till SSC Primula. De användare på universitetet som idag har behörighet till Primula-klienten kommer att kunna titta i universitetets Primula under perioden systemet är stängt. Det går också att ta ut rapporter, men de uppdateras inte under september månad.

Här finner du information om hur du som chef, och du som arbetar med personal- och/eller ekonomifrågor kan börja förbereda organisationen för nedstängning, följt av anslutning till SSC Primula. Det är viktigt att ärenden hanteras i god tid, eftersom tidsperioden för er att registrera och hantera ärenden efter det att SSC Primula öppnar i oktober blir väldigt snäv, från 8 oktober till 15 oktober kl. 12.00.

Manuella underlag ska istället skannas och skickas in via SSC Portalen (motsvarande kundwebb) mellan 8-10 oktober.

Till lista på manuella underlag som ska skickas till SSC Primula.

OBS – Bara de ärenden som hunnit bli attesterade i universitetets Primula före stängningen, den 6 september, kommer med i överföringen till det nya systemet. Har ärenden inte hunnit bli attesterade, måste de läggas in på nytt i SSC Primula, när det öppnas 8 oktober.

Lägg fokus på att bli klara med de ärenden som ska betalas ut i september och oktober, för att minska arbetsbelastningen.

Chefer på alla nivåer

  • Skriv under beslut om nyanställningar och förlängningar i god tid innan universitetets Primula stänger. Underlagen måste vara lönekontoret (SSC lönetjänster vid Lunds universitet) tillhanda senast 31 augusti för att hinna registreras för löneutbetalning innan systemet stänger.  För OB, Timersättning, Mertid och Övertid är sista datum 3 september kl. 12.00.
  • Informera medarbetare om vikten av att lägga in ledigheter/semester och ersättningar i god tid för garanterad utbetalning i september. Sätt gärna en deadline några dagar innan du som chef måste attestera, så att du hinner med.
  • Planera in tid i kalendern efter det att SSC Primula öppnar i oktober för att attestera ärenden som läggs in för utbetalning i oktober månads lön (tidsperioden är snäv: 8 oktober – 15 oktober kl. 12.00).

Personalfunktion, personaladministration

  • Hantera beslut om nyanställningar och förlängningar i god tid innan universitetets lönesystem stänger 6 september. T.ex. ta ut rapporter innan sommaren på de anställningar som upphör till hösten 2018 och informera chef om deadline för förnyelse av anställningar för utbetalning av lön i september och oktober.
  • Underlagen måste vara lönekontoret (SSC lönetjänster vid Lunds universitet) tillhanda senast 31 augusti för att hinna registreras för löneutbetalning innan systemet stänger.  För OB, Timersättning, Mertid och Övertid är sista datum 3 september kl. 12.00.
  • Informera medarbetare om vikten av att lägga in ledigheter/semester och ersättningar i god tid för garanterad utbetalning i september.

Sektionen Ekonomi, fakultetsekonomer, institutionsekonomer/administratörer

  • Stäm av så att lönekonteringarna ligger rätt. Var ute i god tid. Redigera lönekonteringar direkt efter beslutad budget och gör en extra översyn igen strax före stängningen, 6 september, särskilt för eventuella forskningsprojekt som närmar sig redovisningsdatum.

I juni kommer information om anslutningen till SSC Primula att skickas ut till alla medarbetare vid Lunds universitet.

Informationen på engelska

Preparations before the transition from LU Primula to SSC Primula in October

 

Uncategorized 0

Lista på manuella underlag som ska skickas via SSC Portalen efter anslutning till SSC Primula

Denna information gäller efter anslutningen till SSC Primula 8 oktober.

Med manuella underlag avses alla ärenden som inte har något formulär i Primula och som behöver hanteras manuellt via SSC:s portal.  Detta gör du genom att t.ex. scanna in underlaget och skicka in det via SSC:s portal.

För att manuella underlag garanterat ska komma med i oktober månads löneutbetalning, ska underlagen vara SSC tillhanda senast 10 oktober. Fr.o.m. november gäller det att underlag ska vara SSC tillhanda senast den 7 i månaden för utbetalning innevarande månad.
Underlagen skannas och bifogas i ett ärende i SSC Portalen (motsvarande kundwebb).

Här nedan följer exempel på vilka typer av manuella underlag som ska inkomma via SSC Portalen på SSC:s hemsida (länken öppnas efter anslutning).

1.   Underlag som skickas in av arbetstagare

• Beslut från Skatteverket gällande tabellskatt, jämkning, SINK-skatt etc
(kan även skickas in av arbetsgivare)

• Beslut från Försäkringskassan om Särskilt högriskskydd
(kan även skickas in av arbetsgivare)

• Beslut från Forskarskattenämnden
(kan även skickas in av arbetsgivare)

• Uppsägning av löneväxling

2.   Underlag som skickas in av arbetsgivare

• Förändrad omfattning av pågående sjukskrivning (läkarintyg ska ej bifogas, utan endast ny omfattning och fr.o.m. vilket datum förändring gäller ska meddelas SSC)

• URA-avtal (SSC registrerar URA-kontraktets anställningsuppgifter, tillägg, samt registrerar tjänstledighet på pågående anställning), Kvitton avseende URA-kontraktet, ex. kvitto för hyra m.m. SSC säkerställer att maxbelopp inte överskrids.

• Korrigeringar av ledigheter där medarbetare eller källrapportör inte kan korrigera. Korrigeringar ska vara godkända av chef, antingen via bifogat beslut, alternativt att ärendet skapas av chef.

• Förändringar av kontering på framåtrapporterade lönetillägg. Beslut om ändrad kontering ska bifogas i ärendet, undertecknad av chef eller annan behörig person

• Blanketter för Bil-, och bostadsförmån

• Beslut om förebyggande sjukskrivningar

• Beslut om utmätning från Kronofogden

• Beslut från Arbetsförmedlingen om rekvirering av arbetsgivarstöd

• Inkomstförfrågan från Försäkringskassan

• A1-intyg

• Beslut från Forskarskattenämnden
(kan även skickas in av arbetstagare)

• Beslut från Försäkringskassan om Särskilt högriskskydd
(kan även skickas in av arbetstagare)

• Uppsägning av löneväxling

Uncategorized 0

Nu kan du söka systemutbildning i SSC Primula

Det kommer att finnas två systemutbildningar i Statens servicecenters (SSC) Primula i Kompetensportalen, en utbildning på tre timmar riktad mot dig som innehar behörighetsrollen granskare/källrapportör i SSC Primula, och en utbildning på en timme för dig som innehar behörighetsrollen attestant.

Utbildning för granskare/källrapportörer i Kompetensportalen

Utbildning för attestanter i Kompetensportalen

Utbildningarna kommer att genomföras varje vardag under hela september månad.

 

Uncategorized 0

Information kring behörigheter med arvsfunktionalitet samt ny förlängd deadline: 14 maj

Via länken nedan finns information kring behörigheter med arvsfunktionalitet. Vi har även förlängt deadline för att ha ansökt om behörighetsrollerna till 14 maj.

Information kring behörigheter med arvsfunktionalitet samt ny förlängd deadline: 14 maj

Uncategorized 0